Como definir uma Política de Viagens Corporativas

Como definir uma Política de Viagens Corporativas


Se a sua empresa faz viagens de negócios regulares, você sabe que a viagem pode se tornar rapidamente um dos seus maiores despesas. Configurar uma política de viagens corporativas é a melhor maneira de manter os custos baixos e para obter seus funcionários na mesma página. A política de viagens garante pessoas têm limites e diretrizes para usar quando planejando viagens. Além disso, com os contratos corretos no lugar, sua empresa pode obter descontos e propinas no final do ano. Quanto você pode obter depende da quantidade de viajar. Veja como definir uma política de viagens corporativas que irá beneficiar todos os envolvidos.

Instruções

1

Faça uma lista das cidades em que a sua empresa faz negócios normalmente. Determinar que as companhias aéreas vão para todos os destinos necessários. Contacte cada companhia aérea escolhida, e pedir a um representante sobre um contrato corporativo. Usando orçamento de viagens da sua empresa anterior, estimar quantas viagens de sua empresa faz por ano. Diga ao representante de vendas quanto dinheiro sua empresa gasta em viagens. Deixe-o saber o número de viagens estimados para o ano que vem. Pergunte o que a companhia aérea pode fazer por você, se você voa unicamente em seu veículo. As companhias aéreas podem oferecer um par de opções de poupança. Contacte várias companhias aéreas e comparar. Faça as contas e decidir qual opção lhe daria o maior desconto. Obtenha seu acordo por escrito.

2

Repita o processo de negociação com automóveis e hotéis fornecedores. Mantenha pelo menos dois de cada carro e hotéis fornecedores, no entanto. Você nunca sabe quando estas coisas podem ficar sobre-reservado.

3

Faça-o. Atribuir um funcionário ou o seu agente de viagens corporativas para escrever todos os detalhes de suas novas políticas e procedimentos de viagem. Certifique-se de todos os funcionários sabem que são esperados para honrar seus acordos negociados. Torná-lo uma política da empresa que as viagens são reservados apenas a partir de seus fornecedores preferenciais. Encontre uma maneira de fazer cumprir isso verificando em viagens, e ter um sistema de aprovação no lugar. Você não quer sobrecarregar seus funcionários por ser muito rigoroso, mas explicar a razão pela qual isso deve ser seguido para o benefício de todos.

4

Mantenha track.Ask os vários fornecedores de viagem para fornecê-lo com um relatório trimestral para controlar o uso. Ter o seu departamento de contabilidade para um banco de dados começa registrando todas as despesas relacionadas com viagens. Reúna-se com todos os empregados que não estão seguindo a política, e sublinham a importância das economias de custo. Sua empresa está para salvar milhares de dólares por ano, aderindo a uma política de viagens negociado.

5

Fazer uso de um agente de viagens. Se você não tiver um agente de viagens no local, procurar uma agência especializada em viagens corporativas. Alertar o seu agente de seu transportadoras e contratos preferenciais. Seu agente de viagens pode então ajudar todos os seus empregados quando eles reservar viagens corporativas. Este será apreciada por seus funcionários uma vez que leva uma carga de trabalho fora de suas costas, e ele vai te dar a paz de espírito sabendo que sua política de viagens corporativas está sendo aplicada.

Dicas:

  • Permitir alguma flexibilidade para a gestão de alto nível.
  • Não permita que renegados comprometer seu contrato. Insista em conformidade.
  • Não deixe que os vendedores dão-lhe menos do que você quer. Se não se pode atender às suas necessidades, tente outra empresa.