Como tirar minutos a uma Reunião do Comitê

Tomando minutos em uma reunião é uma parte vital de manter um comitê de funcionamento harmonioso. Quando você toma minutos, seu objetivo é registrar as informações discutidas na reunião para que outros possam consultá-lo. As atas também orientar futuras reuniões. Ser organizado e preciso ao gravá-las é muito importante. Indo para a reunião com um plano faz com que tirar minutos muito menos avassaladora.

Instruções

1.

Traga um laptop para o encontro com você, se possível. Supondo que você digite mais rápido do que você escrever, ter um laptop com você vai ajudá-lo a tomar notas de forma mais eficiente. Você também terá uma parte do trabalho já feito quando chega a hora de escrever uma redação final da ata de distribuir.

2.

Leia sobre a agenda para a reunião antes do tempo para que você saiba o que esperar e ouvir. Você pode querer preparar uma folha com espaço em branco em cada tema na agenda para fazer de anotações mais fácil. Se o fizer, irá manter as suas notas organizadas e na tarefa.

3.

Comece por gravar as informações básicas, tais como a data, hora, local e data da próxima reunião. Anote os nomes das pessoas na reunião. Alternativamente, passar em torno de uma folha de presença.

4.

Concentre-se em registrar os principais pontos de debates da comissão, em vez de lutando para anotar cada detalhe. Não se preocupe com asseio ou escrevendo frases completas enquanto estiver a tomar minutos - uma vez que é apenas uma versão preliminar, você pode voltar mais tarde e torná-lo coerente. Contanto que você possa entender o que você escreveu quando você olha para trás, não se estresse sobre como fazer a primeira versão aparecem formal. Você quer ser capaz de ouvir o que está sendo dito, além de tomar nota das principais ideias.

5.

Escreva uma redação final da ata, logo que puder após a reunião termina. Dessa forma, será mais fresca em sua mente, e você não terá que se esforçar para se lembrar de nada. O formato do projecto final depende da formalidade da reunião, mas geralmente você deve escrevê-lo em um estilo narrativo e objetivo. Lista as informações de fundo (data, hora, e os participantes) na parte superior da página. Use subtítulos para organizar os temas de discussão. Concluir com a data e local da próxima reunião - e, possivelmente, uma agenda preliminar.

6.

Distribua os minutos para todos os membros do grupo por e-mail ou pessoalmente. Você pode querer tê-los rubricar seus nomes em uma lista para que você tenha um registro que todos receberam uma cópia.